jump to navigation

Kantor offshore UM: Birokasi yang berbelit dan rentan penipuan 10/05/2012

Posted by admin ppi-um in Catatan pinggir, POJOK DISKUSI.
trackback

Salam pelajar Indonesia

Tahun ajaran 2011/2012 sudah hampir menutup tirainya dan pengambilan pelajar baru akan segera dimulai. Pelajar baru untuk program sarjana, bahkan, sudah mulai menjalani kursus bahasa Inggris. Untuk pelajar pascasarjana, pendaftaran untuk intake semester dua baru saja dibuka pada tanggal 6 Mei yang lalu. Pendaftaran program pendidikan di perguruan tinggi biasanya memang ribet, terutama untuk pelajar international, apalagi di Universiti Malaya (UM) yang menetapkan pendaftaran bagi pelajar Indonesia harus melalui kantor offshore di Jakarta atau Medan. Dan di sini lah masalah bermulai.

Sebetulnya, apa sih fungsi kantor offshore UM di luar negara seperti di Indonesia, Iran, dan China? Yang pasti fungsi utamanya untuk menjadi mediator bagi calon pelajar di negara-negara tersebut dalam proses pendaftaran ke UM. Tidak dipungkiri pelajar international yang berasal dari tiga negara ini sangat besar jumlahnya. Jadi, adanya kantor cabang di negara-negara tersebut diharapkan dapat membantu memudahkan proses pendaftaran bagi calon pelajar. Tetapi bagaimana dengan pelajar Indonesia, Iran dan China yang sudah berdomisi di Malaysia? Apakah mereka juga harus mendaftar melalui kantor offshore? Jawabannya iya.

Berbicara tentang pendaftaran pelajar Indonesia khususnya, pelajar yang belum pernah menginjakkan kaki di UM mau tidak mau harus melalui kantor cabang di jakarta atau Medan untuk segala urusan pendaftarannya. Walaupun sekarang pendaftaran sudah dapat dilakukan secara online di mana jarak sudah bukan suatu halangan, berkas-berkas yang diperlukan untuk pendaftaran tetap akan terkirim ke kantor offshore terlebih dulu sebelum diterima di managemen UM yang ada di Kuala Lumpur. Ini bertujuan memudahkan pihak UM sendiri yang mungkin tidak familiar dengan sistem nilai dan dokumen persekolahan di Indonesia. Jadi adanya orang Indonesia di kantor offshore diharapkan mampu menjadi jembatan antara calon pelajar dari Indonesia dan UM. Untuk calon pelajar Indonesia yang berdomisili di Malaysia, yang berasal dari Sekolah Indonesia Kuala Lumpur atau institusi pendidikan lain misalnya, pengiriman berkas-berkas pendaftaran dapat ditujukan kepada UM Kuala Lumpur secara langsung. Namun, itu sudah tidak berlaku lagi, setidaknya untuk calon program pascasarjana. Mulai tahun ajaran 2011/2012, calon pelajar pascasarjana dari luar negara, yang telah disediakan kantor offshore, segala dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran tetap harus melalui penyaringan di kantor offshore. Bisa dibayangkan betapa rumitnya birokrasi pendaftaran melalui offshore ini.

Saya ingin berbagi pengalaman yang saya alami sendiri ketika mau mendaftar untuk program pascasarjana di UM. Sebagai (calon) alumni, seharusnya segala proses pendaftaran cukup dilakukan di UM. Kenyataannya tidak demikian. Walaupun saya memasukkan berkas pendaftaran saya secara online (di Malaysia), berkas-berkas tersebut tidak langsung diproses di UM. Berkas-berkas tersebut secara otomatis masuk ke sistem komputer kantor offshore untuk proses penyaringan. Bahkan kwitansi pembayaran uang pendaftaran juga harus di-email-kan ke kantor yang ada di Indonesia. Jika berkas pendaftaran sudah lengkap dan kwitansi diterima, proses penjaringan baru akan dilakukan. Skenario ini persis seperti yang dijelaskan oleh pihak Institusi Pendidikan Pascasarjana atau Institut Pengajian Siswazah (IPS). Bagaimana nasib berkas-berkas kita selanjutnya?

Setelah berkas dan kwitansi diterima oleh kantor offshore, pegawai di sana akan melalukan proses pengecekkan kelengkapan dan keaslian informasi/dokumen yang kita upload secara online. Jika lulus, berkas kita akan dikirim lagi ke UM Kuala Lumpur untuk proses selanjutnya. Untuk program sarjana, berkas akan masuk ke ISC (International Student Centre). Untuk program pascasarjana berkas akan masuk ke IPS. Setelah berkas diterima oleh ISC atau IPS, berkas akan dikirim ke fakultas yang dikehendaki pendaftar. Dari kantor umum fakultas, berkas dilanjutkan ke departemen/jurusan di mana program studi yang diinginkan oleh calon pelajar ditawarkan. Bagi program pascasarjana yang akan melakukan masa studi secara full-research (seperti yang akan saya lakukan), proposal penelitian yang di-upload akan dibawa ke panel dosen yang terdiri dari profesor dan dosen dari jurusan dan dosen lain yang mempunyai expertise di bidang penelitian dan penerbitan artikel jurnal.  Jika topik penelitiannya diterima, berkas pendaftaran akan dikirim lagi ke IPS untuk penyediaan offer letter dan segala urusan daftar ulang. Untuk lebih jelasnya, proses pendaftaran bagi calon pascasarjana dari Indonesia yang ingin menjalani program by research adalah seperti diagram berikut:

Proses di atas merupakan penjelasan secara general, jadi alirannya terlihat masih jelas. Untuk proses yang lebih detail, nah, di sini lah letak  ribetnya sistem birokrasi di UM. Sebetulnya ini tidak sesusah dibayangkan tapi cukup meletihkan juga. Proses penjaringan sampe keluar offer letter memang memerlukan waktu yang lumayan lama yaitu sekitar satu atau dua bulan. Tetapi proses bisa dipercepatkan cuma dua minggu saja jika memang diperlukan demikian, terlebih lagi bagi calon pascasarjana penelitian. Yang pasti, calon pelajar yang mendaftar harus senantiasa follow-up mengenai status pendaftarannya, atau paling tidak mengenai kelengkapan dokumen atau hal-hal penting lainnya. Untuk urusan follow up inilah yang bikin pening kepala.

Hal yang paling biasa mengenai birokrasi di UM adalah main lempar sana lempar sini. Diagram di atas terlihat bahwa berkas pendaftaran yang sudah dimasukkan akan berpindah dari kantor satu ke kantor-kantor lainnya. Jadi kalau kita mau follow-up, kita harus siap di lempar sana-sini melalui kantor-kantor tersebut. Jika kita bertanya ke IPS, IPS akan lempar ke fakultas. Fakultas tidak mengerti apa yang ditanyakan, maka kita akan dilempar lagi ke IPS. IPS malas melayani, maka kita siap-siap berurusan dengan offshore di Indonesia. Kantor offshore di Indonesia tidak juga mengerti, mereka akan melempar kita ke kantor offshore yang ada di Kuala Lumpur. Benar sekali, kantor offshore rupanya bukan hanya ada di luar negara tapi ada juga di Kuala Lumpur. Bagaimana? ribet kan, berurusan dengan birokrasi cap bola voli ini?

Bisa dibilang birokrasi ala kampus nomer 164 sedunia ini cukup menguras tenaga dan pikiran. Bayangkan berapa jauh jarak antara Indonesia dengan Malaysia? Tidak usah membahas jarak Indonesia dan Malaysia, ini sudah jelas jauh sekali. Kita pikirkan saja jarak antara kantor IPS, ISC, fakultas dan tempat tinggal kita di Kuala Lumpur. Jarak dari satu kantor ke kantor lainnya di dalam kampus UM sendiri memang cukup jauh. Untuk kasus saya misalnya,  jarak fakultas saya (Sastera dan Sains Sosial) dan IPS, jika ditempuh dengan berjalan kaki, maka saya harus menghadapi kenyataan kaki gempor sesudahnya. Kendaraan sendiri tidak punya dan bus card tidak terbeli (karena saya tidak tinggal di kolej, jadi buat apa beli bus card), terpaksa saya harus “neksi”. Kalau urusan ini bisa diselelsaikan dalam sehari, dengan estimasi bolak-balik dari fakultas-IPS cuma sekali atau dua kali dalam sehari, tidak masalah. Kalau berhari-hari? Bisa bangkrut saya. Cukup jelas di sini bahwa uang juga perlu dikuras hanya untuk urusan birokrasi di UM.

Mengapa saya tidak telefon saja ke kantor-kantor tersebut? Jangan ditanya, sudah banyak kali saya mencoba telefon IPS tetapi selalu diberi sambungan ke nada sibuk. Ya, mereka memang sibuk. Setelah saya sampai di IPS, saya lihat para staf di kantor tersebut sedang sibuk mengobrol sesama sendiri. Tentunya bukan tentang urusan kerja. Yang kerja seorang dua orang saja, yang lain… “mari bergosip ibu-ibuuuu”.

Birokrasi di UM memang ada kemungkinan melibatkan uang. Minta transkrip, bayar RM10. Telat minta exam slip karena “kemiskinan” memaksa kita telat bayar iuran semester, RM15 terpaksa melayang ke exam section. Telat daftar SKS, telat pengesahan, ganti subjek di tengah semester, siap-siap merogoh ceban dari kantong. Untuk urusan pendaftaran program juga kena USD50. Ini wajar karena pendaftaran di kampus manapun pasti dikenakan uang pendaftaran. Tapi kalau diminta uang pelicin sekitar RM250 itu baru tidak masuk akal.

Ini kejadian yang saya alami sendiri ketika saya konfirmasi application ke kantor offshore di Jakarta. Saya diminta untuk bayar IDR750,000 kalau aplikasi saya mau diproses. Bahkan saya harus memasukkan ulang berkas-berkas pendaftaran saya  ke alamat email pribadi si “oknum”. Si oknum berjanji akan mengirim prosedur pembayaran jika saya “menyapanya” di email yang diberikan. Tentu saja saya mencium hal ini sebagai satu penipuan. Sudah jelas tertera di website ISC mengenai proses pendaftaran di offshore tidak akan dikenakan biaya sepeser pun. Dengan gamblangnya si oknum mengatakan bahwa bayaran yang kalau di-ringgit-kan jadi RM250 (lebih mahal RM100 dari uang pendaftaran) itu akan digunakan untuk MENGE-PRINT berkas-berkas saya supaya “enak” diprosesnya. Kalau sekedar untuk mengeprint saya bisa lakukan sendiri dan tidak perlu saya kirim ke Jakarta karena saya sudah berada di universitas yang akan saya kuliahi. Jelas sekali ini satu percobaan untuk menipu.

Untung saya tidak bodoh dan saya sudah punya pengalaman di UM, jadi saya tidak tertipu. Saya laporkan ke IPS dan seorang pegawai IPS menelefon kantor di Jakarta untuk konfirmasi. Si oknum tidak mengaku. Ya iya lah mana ada maling (atau calon maling) yang mau mengaku. Namun pegawai di IPS mengatakan kalau kejadian ini sudah pernah berlaku. Memang pernah ada beberapa komplain tentang “pungutan liar” di kantor offshore di Jakarta. Saya sendiri tidak mengerti betapa “murahnya” orang Indonesia sampai harus melakukan penipuan sebegitu terhadap sesama orang Indonesia, para pejuang intelektual yang nantinya akan jadi calon pemimpin di masa depan. Bahkan penipuan ini menyangkut (dan menyatut) nama baik sebuah universitas ternama di Malaysia.

Untuk menutup tulisan ini, saya mau menghimbau kepada teman-teman PPIUM yang mempunyai saudara atau kenalan yang mau mendaftar di UM melalui kantor offshore di Jakarta dan Medan untuk berhatihati terhadap “pungutan liar” yang berpotensi penipuan ini. UM sama sekali tidak memungut biaya tambahan selain USD50 untuk proses pendaftaran. Dan untuk kewaspadaan teman-teman sekalian, jika diminta “oknum” di Jakarta untuk mengirimkan data dan berkas pendaftaran ke alamat email ini: sheyla_81@yahoo.com, jangan pernah lakukan. Sekian dan terima kasih.

Oleh Lily El Ferawati, ketua Departemen Komunikasi dan Informasi PPIUM 2011/2012

Comments»

1. Lindarwaty - 29/05/2012

Assalamualaikum Wr. Wb.

Senang sekali saya bisa membaca tulisan Mbak Lily yang informatif ini. Saya jadi teringat saat kejadian 2 tahun yang lalu. Anak saya sudah bersekolah di Malaysia sejak kelas 3 SMA. Oleh karenanya saat luluspun ia langsung mendaftar via online. Pendaftaran dilakukan ke UM dan USM. Semua proses ke USM lancar sampai diterima. Pendaftaran ke UM ini dilakukan setelah mendapat info dari salah petugas di perwakilan UM di Jakarta bahwa untuk calon mahasiswa Indonesia yang sudah tinggal di Malaysia agar mendaftar langsung dan tidak perlu lewat perwakilan UM di Jakarta. Hal ini terlebih dahulu dikonfirmasi ke perwakilan UM di Jakarta mengingat ada aturan baru tersebut (yakni mahasiswa beberapa negara harus mendaftar di perwakilan UM).

Setelah segalanya beres dan tinggal sehari akan berangkat ke Kuala Lumpur untuk mengikuti daftar ulang dan masa orientasi tiba-tiba ada seorang laki-laki menelepon saya dan mengatakan bahwa saya harus mentransfer uang sebesar USD 50 (setara Rp. 500.000) dengan alasan anak saya sudah mendaftar langsung tapi tetap akan dibebani biaya tersebut. Dia (dari perwakilan UM di Medan) memberikan alamat emailnya juga nomor rekeningnya. Ternyata nomor rekeningnya adalah nomor rekening sebuah bank di Medan. Lebih lanjut dia mengatakan bahwa jika saya tidak mau mentransfernya saat di Jakarta maka akan dicegat dan ditagih setibanya di bandar udara di Kuala Lumpur. Namun ternyata setibanya di Kuala Lumpur hal itu tidak terjadi.

Saya sering membaca kegiatan mahasiswa Indonesia di India melalui ppiindia.wordpresss.com. Saya melihat kontribusi mahasiswa Indonesia yang sudah tinggal disana untuk membantu para calon mahasiswa Indonesia dengan bertindak sebagai perantara untuk mendaftarkan ke beberapa universitas tertentu di India. Walau juga tidak menutup kemungkinan jika ada calon mahasiswa yang ingin mendaftar langsung ke universitas yang diinginkan. Namun mereka tetap memberi masukan tentang berbagai hal yang diperlukan oleh para peminat yang bertanya tentang berbagai hal seputar belajar di India. Mudah-mudahan di masa mendatang UM melakukan perbaikan dengan dihapusnya perwakilan di beberapa negara. Mudah-mudahan jikapun perwakilan ini masih harus ada maka tidak ada lagi orang yang mengambil kesempatan dengan cara tak terpuji itu. Sebaik apapun prestasi yang dirajut para mahasiswa Indonesia di luar dengan kegiatan akademis dan non akademis untuk mengharumkan nama Indonesia jadi akan ternodai dengan bumbu tak sedap seperti ini.

Wassalam,

Lindarwaty

admin ppi-um - 29/05/2012

Waalaikumsalam Bu Lindar.

Terima kasih telah membaca blog PPIUM. Senang sekali dapat feedback berbagi pengalaman dari Ibu. Semoga ini menjadi pelajaran bagi kita semua agar lebih berhati-hati terhadap oknum yang coba memanfaatkan keadaan.

Alhamdulillah berkat komplain saya ke sana ke mari, pelajar Indonesia yang mau mendaftar ke UM baik postgraduate atau undergraduate sekarang sudah bisa langsung ke UM tanpa perlu melalui kantor perwakilan di Jakarta atau Medan.

Sebenarnya peraturan offshore ini berlaku untuk pendaftaran dari sekolah atau kampus lokal di Indonesia saja. Tapi mulai tahun ini, untuk pendaftar postgraduate harus melalui offshore juga walaupun sudah alumni UM atau universiti lain di Malaysia. Tapi alhamdulillah semua sudah kembali normal setelah saya laporkan pengalaman pahit yang menimpa saya kepada beberapa pegawai yang menangani masalah ini.

Kedepannya semoga tidak ada lagi orang tertipu dan kita juga harus lebih hati-hati dengan hal-hal seperti ini.

Wassalam,

Lily🙂

2. Update terkini tentang pungutan liar di kantor Offshore UM « Persatuan Pelajar Indonesia Universiti Malaya - 17/07/2012

[…] admin pernah menulis mengenai masalah ini di SINI. Sekarang, admin ingin memberi perkembangan terbaru praktik pungli ini. Beberapa waktu lalu, admin […]

3. Dhini - 12/09/2012

Perwakilan UM di Medan alamatnya dimana ya..?
Terimakasih,
Dhini


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: